Privatlivspolitik for Hillerød Frimenighed
1. Generelt
1.1 Denne Privatlivspolitik er gældende for samtlige personoplysninger, som du giver til Hillerød Frimenighed og/eller som Hillerød Frimenighed indsamler om dig, fordi du er tilknyttet Hillerød Frimenighed som medlem, bidragsyder, som taler/prædikant, deltager i Hillerød Frimenigheds arrangementer, står på adresselisten, eller tilknyttet på en anden måde. Hillerød Frimenighed er til enhver tid dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
1.2 I denne politik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne politik på Hillerød Frimenigheds hjemmeside www.frimenighed.dk.
1.3 Den overordnede retslige ramme for behandling af dine personlige oplysninger er Europa- Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil er Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til den til enhver tid siddende formand for Hillerød Frimenighed (se www.frimenighed.dk).
2. Definitioner
Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af Personoplysninger.
Databehandler Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.
Behandling Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for LM.
Særlige Kategorier af Personloplysninger (Personfølsomme opl.) Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
Persondataforordningern Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
3. Formål med behandlingen af dine personoplysninger
Er du medlem, deltager i Hillerød Frimenigheds arrangementer, taler/prædikant ved et arrangement, har du et tillidshverv eller en arbejdsopgave, er bidragyder eller bruger af Hillerød Frimenigheds hjemmeside, står på adresselisten, har Hillerød Frimenighed forpligtet til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi kan leve op til de forpligtelser, vi har som en kristen organisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – din eventuelle deltagelse i arrangementer ved Hillerød Frimenighed, og/eller når Hillerød Frimenighed skal administrere dine eventuelle tillidshverv eller arbejdsopgaver. Det kan også være i forbindelse med, at Hillerød Frimenighed gerne vil sende dig informationer om Hillerød Frimenigheds arbejde, om dine gaver, eller anden relevant information.
. De personlige oplysninger, som behandles om dig
Disse oplysninger indsamles direkte fra dig:
4.1 Vi kan indsamle følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse, og evt. stillingsbetegnelse for din frivillige opgave i Hillerød Frimenighed. Oplysninger om dit CPR-nr. indsamles desuden, hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag. Relevant mailkommunikation og relevante notater fra anden kommunikation kan gemmes for at sikre overblik, historik og for at sikre, at Hillerød Frimenigheds har den nødvendige dokumentation.
4.2 Hvis du som frivillig skal arbejde med børn under 15 år, indhentes der en børneattest på dig, jf. kulturministeriets børneattest bekendtgørelse. Børneattesten behandles udelukkende på baggrund af dit samtykke. Rigspolitiet meddeler, om du står registreret i Det Centrale Kriminalregister eller ej.
5. Cookies
På Hillerød Frimenigheds hjemmeside gøres der brug af cookies til at føre statistik over, hvor mange der besøger hver side for at optimere navigation og info på hjemmesiden. Google og Facebook kan sammenholde data fra Hillerød Frimenigheds hjemmeside med data, som de indsamler fra din øvrige internetaktivitet og danne en profil af dig ud fra det.
6.Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?
6.1 Når du vælger at blive tilknyttet Hillerød Frimenigheds, indgår du en aftale med Hillerød Frimenighed. Med henblik på at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig.
6.2 Hillerød Frimenigheds har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, hvis der er en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine almindelige personoplysninger går forud for den legitime interesse i at behandle dem.
6.3 I visse tilfælde er Hillerød Frimenighed desuden retlig forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være til dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Hillerød Frimenighed er juridisk forpligtet til blandt andet at gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.
Det kan også være i forbindelse med indberetninger af fradragsberettigede bidrag til skat. Indberetninger til skat skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, derfor har Hillerød Frimenigheds en legitim interesse i disse oplysninger.
6.4 I forbindelse med din tilknytning til Hillerød Frimenigheds, skal du vide at du bliver klassificeret i Kategorien af særlig Personoplysninger (følsomme oplysninger), da Hillerød Frimenigheds er en kristen organisation. Behandling af Særlige Kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), sker på grundlag af Persondataforordningens art. 9, stk. 2 (d).
Dine oplysninger bliver behandlet under skærpede forhold, og at visse videregivelse af oplysninger udenfor LM organisationen, kan ikke ske uden dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2 (a).
Det indebærer også at du, i forbindelse med videregivelse af oplysninger om andre, der er i kontrakt med , skal have en skærpet opmærksomhed på behandlingen af deres oplysninger, og den måde du behandler mails og øvrige oplysninger om dem.
7. Videregivelse af dine personoplysninger
7.1 Hillerød Frimenighed videregiver, dine personoplysninger til vores databehandlere, i form af serviceleverandører, teknisk support og samarbejdspartnere, som bistår os. De er:
Maymann IT & Foredrag (CVR: 39669366)– hoster vores hjemmeside.
7.2 Hvis du er bidragyder til Hillerød Frimenighed videregives dine oplysninger til LM´s sekretariat, mhp. indrapportering til offentlige myndigheder, som eksempelvis skat.
7.3 Hillerød Frimenighed videregiver oplysninger om folk med visse tillidshverv (formand, kasserer, leder af børneklub, leder af LMU m.fl.) til LM og LMBU på landsplan.
7.4 Hvis ikke andet er aftalt, så orienteres der om ind- og udmeldelser af menigheden typisk to gange om året. Hvis du døbes i menigheden, vil vi sørge for at det bliver indført i Kirkebogen. Kopi af din dåbsattest vil evt. blive videregivet til LM´s sekretariat, Industrivænget 40, Hillerød.
7.5 Hvis du tilmelder dig, eller dit barn, til et arrangement eller en lejr, vil oplysninger omkring din tilmelding blive givet til arrangørerne af arrangementet eller lejren
Hvis du i forbindelse med tilmeldingen oplyser personfølsomme oplysninger (evt. omkring fødevareallergi eller andre personlige oplysninger, som arrangørerne har brug for at vide), vil disse oplysninger bliver videregivet til de nødvendige partere.
7.6 Desuden kan vi videregive, jf. dit samtykke, nogle af dine personoplysninger til Hillerød Frimenighed ´s hjemmeside, mm.
7.7 Hvis du er prædikant eller taler i Hillerød Frimenighed, vil det blive offentliggjort at du er taler/prædikant og hvornår du taler, i Hillerød Frimenigheds program og hjemmeside.
7.8 Der er lavet databehandleraftaler med de eventuelle programudbydere, samarbejdspartnere der behandler og gemmer persondata.
7.9 Adresselisten er til intern brug i Hillerød Frimenighed og sekundært LM Nordsjælland. Den er et redskab til at vedligeholde og optimere den interne kommunikation både fra ledelsen til dem som står på adresselisten, og indbyrdes i menigheden. En opdateret adresseliste gøres derfor tilgængelig ca. en gang om året for alle som står på den med mailadresse. Alle som står på adresselisten modtager en gang om ugen en info-mail. Ved indmeldelse eller tilmelding til adresselisten gives der samtykke til denne persondatapolitik.
8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
8.1 De personlige oplysninger, som vi behandler om dig, som led i din tilknytning til Hillerød Frimenighed, opbevares jf. Hillerød Frimenighed politik for opbevaring og sletning, som kan rekvireres hos den til enhver tid siddende formand (se www.frimenighed.dk).
8.2 Oplysninger omkring en børneattest, slettes umiddelbart efter at den er blevet gennemgået og opbevarer den dermed ikke. Dog registreres det at børneattesten er indhentet.
8.3 Oplysninger omkring tilmelding til et arrangement eller en lejr, vil blive opbevaret indtil arrangementet/lejren er overstået. I enkelt tilfælde vil de blive opbevaret i 2 år efter arrangementet/lejren har fundet sted, fordi det skønnes at være en oplagt service, at kunne sende dig en indbydelse til næste års lejr.
8.4 Offentliggørelse omkring at du har været prædikant eller taler i Hillerød Frimenighed, bliver offentliggjort indtil et nyt program, afløser det nuværende. Prædikener eller bibelundervisning lægges som hovedregel ud på www.frimenighed.dk. De slettes igen efter 4-6 måneder.
8.5 Hvis du er døbt i menigheden, vil en kopi af din dåbsattest blive opbevaret for eftertiden.
8.6 Historisk interessant materiale for eftertiden, fx. programmer vil i reglen blive gemt.
9. Dine rettigheder
9.1 Indsigt
Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til den til enhver tid siddende formand (se www.frimenighed.dk), kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
9.2 Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
9.3 Begrænsning af behandling
Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt venligst den til enhver tid siddende formand (se www.frimenighed.dk), hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personlige oplysninger.
9.4 Indsigelsesret
Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
9.5 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. En tilbagekaldelse af et samtykke kan påvirke din frivillige indsats i Hillerød Frimenigheds, der kan være tjenester du ikke længere kan udføre som frivillig. Kontakt venligst den til enhver tid siddende formand (se www.frimenighed.dk), hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger eller, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
9.6 Betingelser og / eller begrænsninger af dine rettigheder
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.
10. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du i første omgang klage til Hillerød Frimenighed ved den til enhver tid siddende formand (se www.lm-Hillerød Frimenighed.dk). Du har også mulighed for til at klage til det danske datatilsyn.
11. Ændringer og opdateringer
Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Frivillige i Hillerød Frimenighed er selv forpligtet på at holde sig orienteret om den gældende politik.